Teknikutvecklingen har sprungit om...

---

Vilka regler gäller egentligen för dig som företagare? 

Teknikutveckling går i ett rasande tempo och i digitaliseringens era så har lagstiftarna svårt att hänga med. Till exempel så skyddas idag våra personuppgifter på nätet av en lag som tillkom 1998, två år tidigare så hade Internetabonnemanget blivit årets julklapp och 1998 bestämmer regeringen att den som skaffar en persondator hemma kan få göra avdrag för den, ett beslut som innebär en revolution för pc-försäljningen. Och därmed får många svenska hushåll sin första dator – så klart med internetanslutning. 

Idag ser vi att företagarna inte är helt på det klara med hur man ska arkivera material samt att man får in material på väldigt många olika sätt. Vi ska försöka med detta nyhetsbrev att reda ut några av dom oklarheterna. 

---

Olika situationer 

Sammanfattning 

De filer/ fakturor/ kvitton som man väljer att använda som underlag i bokföringen (verifikationer) ska alltid arkiveras i sju år. 

Tänk på att när du arkiverar dina digitala kvitton så bör du ha en långsiktig plan. Om du arkiverar på en hårddisk så måste du kunna komma åt detta om 6 år och 11 månader. Det kan vara bra att fundera på en säkerhetskopia i en molntjänst. 

Om det finns ett annat ursprungsunderlag, som inte används som verifikation i bokföringen, ska detta sparas under innevarande räkenskapsår + tre år. 

---

Pappersfaktura från leverantör och bokförs

Om företaget erhåller en pappersfaktura och bokför denna, ska arkivering ske av pappersfakturan i sju år. 

Pappersfaktura från leverantör som skannas och den inskannade fakturan bokförs. 

Den inskannade fakturan bokförs (PDF filen) och ska arkiveras i sju år. Ursprungsfakturan i papper bokförs inte, men ska arkiveras räkenskapsåret + tre år. 

PDF/ Digital faktura kommer från leverantör och bokförs utan utskrift. 

Denna PDF faktura ska sparas/ arkiveras i sju år. Något krav på utskrift för arkivering finns inte. 

PDF/ Digital faktura från leverantör som skrivs ut i pappersformat och där den utskrivna kopian bokförs. 

Den utskrivna fakturan blir underlag till registrering i huvudbok, d v s papperskopian blir verifikation och ska då sparas i sju år. Ursprunget i PDF format ska arkiveras räkenskapsåret + tre år. 

Kassafiler skickas digitalt varje dag och bokförs direkt i systemet. 

Dessa filer ska sparas/ arkiveras i sju år. Det ska vara möjligt att återskapa dagsrapporten under denna tid. Något krav på utskrift av dessa rapporter för arkivering finns inte. 

Följesedlar

Följesedlar och motsvarande. Så länge samma belopp överförts till kundens kvitto, krävs inte någon ytterligare arkivering. 

Kontanta köp med medel från kassan

Om någon behöver köpa något med pengar från kassa, blir kvitto på detta kontantköp antingen bokfört direkt, eller så bokförs en inskannad kopia. 

Orginalkvittot ska arkiveras i sju år om man väljer att använda detta som underlag i bokföringen.  Om man skannar kvittot och använder denna inskannande kopia som underlag i bokföringen, ska istället den inskannande kopian arkiveras i sju år, medan originalet arkiveras under räkenskapsåret + tre år. 

Kvitto till gäst/kund 

Kunden/gästen ska alltid erbjudas kvitto. Detta kan ske i pappersform men går lika bra att erbjuda kvitto per mail till kunden.  

Swish betalningar

Om du har betalt något åt ditt företag via Swish gäller det kvittot du får från leverantören, på samma sätt som att du betalar kontant i vanlig kassa. 

Hos oss på Mapema

Just nu genomför vi för andra året på raken en kundutvärdering där vi frågar våra kunder hur vi kan förbättra oss och vad vi gör bra respektive dåligt. Är det så att du är kund men inte fått mail eller SMS om undersökningen så får du gärna höra av dig till vår Marknadschef Cecilia Lallerman så kommer du få denna skickad till dig. 

Cecilia@mapema.se 

Följ oss gärna på Facebook eller LinkedIn